A definição do porta-voz é um momento crucial nas organizações tanto públicas quanto privadas. Seja em momentos de estabilidade, mas principalmente em situações de crise, o porta-voz é a imagem da empresa ou do governo que representa. Por isso a sua escolha é tão importante.

Algumas organizações optam por escolher o principal executivo da empresa ou, no caso de governos, o próprio governante. Embora em primeiro momento essa opção pareça ser a mais acertada, já que caberá ao porta-voz ser o principal interlocutor da organização com seus públicos, dificilmente o “dono” terá condições de desempenhar bem esse papel que exige dedicação e habilidades específicas. Contudo, é crucial que o porta-voz seja a expressão exata do “dono”, seja ele o CEO da empresa ou o presidente da República.

Além de expressar-se bem e manter um bom relacionamento com a mídia, o perfil ideal de um porta-voz exige alguém com habilidade para ouvir, manter-se calmo sob pressão e ter postura e aparência compatíveis com a imagem da organização que representa. É também muito importante que o porta-voz transmita confiança e credibilidade, já que caberá a ele estabelecer a ponte com os públicos de interesse da organização.

Alguém mal preparado, desinformado ou arrogante pode criar mais problemas do que solução. É fundamental que o porta-voz seja uma pessoa muito bem informada não só do que acontece dentro de sua organização, mas também de todo o contexto político, econômico e social que envolve essa organização. Acima de tudo, o porta-voz precisa saber lidar com jornalistas e ser adepto de uma política de transparência. Em caso de crise é preciso saber explicar o problema nos mínimos detalhes.

A qualquer momento declarações equivocadas ou nada convincentes podem gerar uma crise ou agravá-la, caso essa já esteja em curso. Por isso é fundamental que o porta-voz seja alguém muito bem treinado e que tenha total disponibilidade para imprensa, que nada mais são do que os olhos e os ouvidos da sociedade.